átomos y BITS

1. La tecnología no esta preparada para la oficina sin papel
Esta es una de las excusas que se esgrimen con más frecuencia. “Me gustaría, pero no creo que la tecnología disponible pueda ayudarme…” Actualmente no sólo existen dispositivos capaces de escanear todo tipo de papel a gran velocidad y a un precio muy reducido sino que también son capaces de organizar flujos de trabajo con los que desaparece la necesidad de utilizar de nuevo el papel.

Es decir, lo importante no es solo eliminar el papel que ya tenemos, sino también disponer de las herramientas necesarias para no generarlo de nuevo. Sin embargo, aunque ya existes escáneres, sistemas de gestión documental y destructores de documentos (todo ello a un precio más que asequible), su tasa de adopción no es demasiado alta, a pesar de que sistemas como la firma y la factura electrónica ya son un requisito indispensable para relacionarnos con administraciones públicas y grandes empresas.

En cambio, muchas pymes se obstinan en mantener en sus instalaciones un aparato tan antiguo y anquilosado como el fax, que data ni más ni menos que del año 1863.

2. Muchas empresas piensan que es “todo o nada”
Otro de los problemas que esgrimen muchos gestores es que entienden que la oficina sin papel supone renunciar al papel por completo. Al considerarlo una idea poco menos que absurda, ni siquiera se plantean la posibilidad de comenzar a reducir el consumo de papel en su empresa.

Aunque la situación ideal, efectivamente, es la de eliminar por completo el papel, no es algo que vaya a pasar en los próximos años. Hay que afrontar la realidad. Vamos a seguir utilizando el papel para muchas cosas, pero esto no quiere decir que no podamos implantar prácticas que limiten su uso en nuestra empresa.

Comenzando por apostar por la facturación electrónica, promoviendo políticas de impresión responsable, utilizando papel reciclado, limitando el número de páginas que pueden imprimirse desde determinados puestos… etc. son solo algunos ejemplos que podemos implantar en nuestra empresa desde ya.

3. La oficina sin papel es “menos segura”
¿Es más seguro mandar un correo electrónico o una carta certificada? Por supuesto, muchos argumentarán que al mandar una carta certificada tenemos todas las garantía de que llegará a su destino. Esto que no es baladí, no nos aseguro sin embargo qué es lo que pasará durante el camino. Con el correo electrónico pasa lo mismo.

Aunque es cierto que existen “decenas de amenazas” que se ciernen sobre nuestro correo electrónico, también lo es que existen decenas de soluciones (muchas de ellas completamente gratuitas) con las que podemos realizar envíos electrónicos completamente seguros. Algunas son tan seguras (como la encriptación de datos por PGP) que se necesitarían años para poder descifrar un mensaje obtenido con alguna artimaña de dudosa legalidad.

Por otro lado, también resulta mucho más seguro mantener nuestros documentos almacenados en servidores (ya sea dentro o fuera de la oficina) que en enormes archivos difíciles de consultar y que básicamente, ocupan espacio.

4. Con un escáner lo hemos resuelto todo
En el lado de los entusiastas tenemos aquellos que piensan que por comprar un buen escáner ya han resuelto con éxito el reto de vivir sin papel. El escáner cumple ciertamente una función vital a la hora de eliminar el papel que ya tenemos en nuestra oficina, pero no crea por si solo una oficina sin papel.

Lo que realmente importa es llegar a un punto en el que no tengamos la necesidad de escanear ningún documento. Maximizar y mejorar el uso de nuestro correo electrónico, apostar de forma decidida por sistemas de encriptación y firma electrónica, avisar a proveedores y clientes que exigimos toda la información en formato digital… etc. con algunas de las prácticas que podemos poner en marcha.

5. Leer en el monitor cansa demasiado la vista
No vamos a negar la máxima. Leer en papel cansa mucho menos que leer en una pantalla. Sin embargo hay algunos peros. En primer lugar, no todos los monitores son iguales. Muchos monitores presentes en las pymes españolas son un auténtico infierno. Pantallas parpadeantes, monitores de tubo de hace hace diez años, portátiles excesivamente pequeños para el trabajo diario…

Hay una buena razón por la que existe diferencia de precio entre monitores que en principio parecen presentar similares características. Y es que cuando leemos en un buen monitor, la diferencia se nota. Por otro lado, es de esperar con el paso del tiempo los aparatos de lectura basados en tinta electrónica bajen de precio, siendo accesibles para muchos trabajadores que podrán llevar sus documentos siempre consigo.

Finalmente, la presumible popularización de las tablets va a ayudar a que cada vez tengamos que imprimir menos documentos, al poder acceder a todos ellos con un simple “toque de dedo”.

6. Con la oficina sin papel respetamos el medio ambiente
Vivir sin papel ayuda al medio ambiente si somos capaces de producir menos papel. Si únicamente nos limitamos a escanear documentos y tirar las copias impresas a la basura no estaremos siendo precisamente los más ecológicos del mundo. En este punto, nos remitimos a algunas de las prácticas que ya hemos abordado en otros apartados de este artículo.

7. Vivir sin papel es demasiado caro
Evidentemente la oficina sin papel requiere una inversión inicial. Deberemos comprar un buen escáner, un monitor decente y otros pequeños componentes que nos faciliten la transición. En total una pequeña empresa (5-10 trabajadores) podría necesitar una inversión de aproximadamente 1.000 euros para disponer de todo lo necesario para convertirse en una oficina sin papel.

Si tenemos en cuenta que además el ROI (retorno de la inversión) se suele producir antes de un año, no parece después de todo que sea tan caro dar el paso ¿no?

8. El papel es mucho más seguro que una copia digital
Si nuestra gestión de copias de seguridad deja mucho que desear, probablemente esta afirmación tenga todo el sentido del mundo. En este sentido, si guardamos todos nuestros datos en un único disco duro externo que puede fallar por mil razones en cualquier momento, resulta del todo recomendable seguir confiando en el papel.

Sin embargo, si realmente nos preocupamos por implementar una buena política de protección de nuestros documentos (copias locales y en “la nube” por ejemplo) no hay nada que haga que el papel sea más seguro que los bits almacenados en un servidor. Es más, el papel envejece bastante mal, por no hablar de la enorme cantidad de espacio que precisa para su correcta gestión.

9. Todos los formatos son equivalentes
Una cosa es ponernos a “escanear alegremente” y otra muy distinta, saber hacerlo bien. Por ejemplo, la mayoría de los escáneres orientados al sector del consumo suelen apostar por el formato *.tiff como predeterminado cada vez que introducimos una nueva imagen o documento. Aunque la calidad del tiff es superior al del JPEG o incluso en PNG, de nada nos servirá si lo que queremos es gestionar los documentos de una oficina.

Deberemos optar en cambio por aparatos que convierten nuestros documentos a PDF, de modo que podamos integrarlos en motores de búsqueda, permitiéndonos además extraer texto cuando lo necesitamos y, en definitiva, integrarlos en un workflow productivo. Con esto queremos decir que antes de empezar, conviene informarse y es que no todos los formatos sirven para lo mismo y no, “no da igual” usemos lo que usemos.

10. Vamos a ahorrar mucho tiempo
Una vez más, el simple hecho de escanear documentos no va a producir ahorros estimables de tiempo si nos quedamos en este paso. El objetivo de la oficina sin papel no es disponer de una copia digital de todos nuestros documentos, sino de crear un flujo de trabajo más eficiente y productivo. En este sentido, cuando pensamos en dar el paso, tenemos que pensar que vamos a necesitar cambiar la forma en la que hasta ahora nos hemos organizado.

Afortunadamente, son muchas las empresas que venden paquetes de software de gestión documental, con los que esta vez sí, vamos a poder acceder a todos los documentos que necesitamos de forma instantánea sin tener que invertir demasiado dinero.

Tomado de: Facturación electrónica: Blog de recursos sobre la factura electrónica