átomos y BITS

Una deficiente gestión documental presenta habitualmente unos síntomas bien característicos. A continuación se los relacionamos para que, en caso de cumplir alguno de ellos en su despacho puedan poner solución.

• Se conservan documentos duplicados de forma que se acaba acumulando una gran cantidad de papel y ficheros innecesarios (documentos secundarios y copias transitorias utilizadas eventualmente para facilitar el trabajo).
  En el caso del archivo tradicional de papel, la duplicación de documentos alcanza, según los análisis de algunos expertos, el 20% de las hojas almacenadas. Se trata principalmente de copias que realizan otras personas o departamentos diferentes al que ha elaborado el original. Es una costumbre bastante extendida guardar una copia de cualquier documento «por si acaso», que, en el mejor de los casos, acaba en la papelera.
• Se mantienen documentos que han agotado su periodo de vigencia, lo cual repercute en la necesidad de un mayor espacio de almacenamiento, ya sea en el depósito de archivo, ya en el disco duro del ordenador o las unidades de almacenamiento utilizadas para realizar copias de seguridad.
  El almacenamiento de la documentación, tanto en papel como en soporte informático, es un coste oculto para las asesorías. No hay más que calcular, por una parte, el coste del m² —teniendo en cuenta los precios de alquiler o de venta de las oficinas— y, por otra parte, el gasto en material informático en los diversos soportes de almacenamiento.
• Se pierde mucho tiempo en la localización y recuperación de documentos, con un coste que puede representar entre el 10% y el 20% del tiempo de trabajo del personal administrativo. Esto no sólo repercute en los gastos salariales, sino también en la dilación de los trámites administrativos y en la sensación de «estancamiento» que se genera en el ambiente de trabajo.
  Es frecuente la búsqueda infructuosa o la pérdida de documentos, sobre todo de los que presentan una mayor frecuencia de uso, lo cual ocasiona trastornos importantes y obliga muchas veces a repetir el trabajo realizado.
• La conversión de documentos en papel a soporte informático o viceversa está mal planteada y genera abundantes problemas, de modo que se establecen dos procedimientos paralelos, uno tradicional en papel y otro informático, prácticamente sin relación entre sí. Así, debido a la ausencia de criterios documentales, una misma actividad supone un doble esfuerzo.

Una correcta gestión documental ha de solventar los problemas anteriormente reseñados a fin de:

• Proporcionar una mayor garantía de conservar los documentos necesarios y, a la vez, asegurar la eliminación de aquellos documentos y expedientes que ya no sean necesarios a efectos legales o no tengan interés para el negocio.
• Permitir un acceso y una recuperación más fácil de los documentos y los expedientes, mejorando en general los flujos de trabajo documental de la asesoría.
• Disponer de más espacio y evitar el excesivo consumo de consumibles y material de archivo (papel, carpetas, disquetes, cartuchos de tinta, etc.).

Por Mariano Siminiani

Es como si no viéramos bien, nos negáramos a usar nuestras gafas, y viviéramos tanteando los objetos o herramientas que tenemos que utilizar. Trabajamos con muchos documentos, y nos empeñamos en no tener tiempo ni dinero para disponer de las “gafas” de la gestión documental. ¿Es esa su situación?

Plantéese las siguientes preguntas, y deduzca de sus respuestas la prioridad de crear líneas de acción:

• ¿Pierde mucho tiempo buscando documentos? Si es así, necesita mejorar (automatizar) su procedimiento de búsqueda.
• ¿Emplea demasiado tiempo manejando papeles? En ese caso, le vendría bien digitalizar sus documentos en papel
• ¿Se encuentra a menudo con montón de documentos que querría leer, pero que no son los que necesita para el trabajo que está haciendo en ese momento?, Entonces necesita adaptar los documentos a cada rol que desempeña
• ¿Se da cuenta demasiado tarde de que está trabajando con versiones trasnochadas de documentos? Entonces necesita un control de versiones
• ¿Le gustaría tener agrupados los mismos documentos por distintos criterios (por fechas, por clientes, por tipo de trabajo a realizar, por estado del documento, por lugar de almacenamiento, etc.)? Le conviene agregar y emplear datos adicionales (metadatos) en sus documentos
• ¿Le desanima, le impide rendir adecuadamente, el hecho de trabajar en un entorno de caos de documentos? Sería bueno que organizara un entorno más ordenado (más relajado) con sus documentos
• ¿Les ocurre lo mismo a muchas personas de su empresa?
• ¿Cuánto tiempo y dinero se pierde en su empresa por todas las causas anteriores?

Si ha considerado importantes y prioritarias algunas de las respuestas a estas preguntas, seguramente lo conviene invertir dinero y esfuerzo en gestión documental para reducir sus costes y su caos.

¿Pero qué entendemos por gestión documental?

¿Podemos hacer gestión documental con documentos en papel?

El almacenamiento de documentos en papel es muy poco eficiente.

• Al archivar los documentos en papel no podemos emplear más que un solo criterio.
• No siempre es fácil o cómodo mantener ese criterio de archivado.
• Si archivamos documentos en un lugar equivocado equivale aperder los documentos.
• Además, hacemos fotocopias, sobre las que realizamos anotaciones, que también solemos tener que archivar, creando nuestro propio archivo, y por ello un buen número de archivos paralelos.
• Si necesitamos conservar las versiones sucesivas de un documento todavía complicamos más las cosas.

Como resultado, encontrar la versión adecuada de un documento suele ser complicado. Tendremos nuestro propio método, que suele comenzar por consultar a alguna persona que lo ha creado o modificado, e ir persiguiendo su rastro…

En consecuencia consumir un tiempo, un esfuerzo y un coste excesivos. Si lo midiéramos, veríamos que es mucho mayor de lo que nos imaginamos.

Métodos y herramientas para la gestión documental

La gestión documental es un conjunto de herramientas y métodos ideados para que en su empresa se puedan manejar mejor los documentos.

Si tenemos documentos en papel

• podemos digitalizarlos, es decir obtener una imagen digital al pasarlos por un escáner.
• Después, esa imagen digital se “lee” automáticamente por programas de reconocimiento de caracteres.

De esta forma nuestros documentos en papel tendrán ahora la misma naturaleza que los que hayamos escrito con un editor de textos. Pero podemos hacer más cosas.

• En lugar de guardar los documentos en subdirectorios, los podemos almacenar en bases de datos documentales.
• Estas bases de datos están especialmente preparadas para buscar cualquier documento por cualquier palabra o combinación de palabras contenidas en él, como hacemos en Google.

Además las bases de datos documentales permiten clasificar los documentos por distintos criterios. Cada criterio es un “metadato“, y nosotros podemos crear todos los metadatos que nos convengan en la empresa: por proyecto, por tipo de documento, por cliente… Para cada metadato debemos construir una lista de valores posibles (lista de proyectos, lista de tipos de documento, lista de clientes,…).

En cada documento elegiremos los valores adecuados de cada metadato, y de esa forma nuestros documentos digitales quedarán clasificados por los distintos criterios que hayamos establecido.

De esta forma también podemos acceder a conjuntos reducidos de documentos estableciendo valores para uno o varios criterios (un proyecto, un tipo de documento, un cliente,…).

Beneficios adicionales

Con todo ello se evitará la pérdida de documentos archivados en lugar equivocado. Disminuirá la existencia de muchas copias del mismo documento. Se encontrarán más fácilmente referencias de cualquier tema. Disminuirá el número de archivos. Podremos archivar documentos por criterios distintos a los de búsqueda para facilitar el mantenimiento, la modificación periódica, o la retirada de documentos obsoletos.

Presentación de Fernando Moreno-Torres, de MTC Soft en Granada, de los conceptos básicos de la gestión documental.

Una colección de enlaces a sitios con recursos sobre el tema de gestión documental, algunos más interesantes que otros, pero en general una opción interesante.

Enlaces de Gestión Documental