Las siguientes líneas se refieren a la iniciativa de digitalización certificada emprendida en España. Aunque corresponde a una realidad específica, es valioso conocer todo tipo de experiencias. La nota se divide en tres partes: introducción, casos exitosos y algunos cuestionamientos sobre su funcionalidad real.
Tomado de “Gestión Documental para Gente (Casi) Normal“
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Digitalización certificada
Por Fernando Moreno Torres
Parte 1: Introducción
Desde la primera vez que oí comentar, hace ya bastante tiempo, que las empresas podrían destruir sus facturas en papel y sustituirlas por una imagen escaneada del documento mi relación con la digitalización certificada se ha movido entre el amor y el odio, entre la alegría y la decepción, según pasaba el tiempo y comprobaba que los legisladores españoles no están a la altura y que la modernización de las empresas e Instituciones todavía tiene un largo camino por delante, a remolque de una legislación que no avanza a la velocidad deseable.
Como no quiero dar un discurso pesimista y mucho menos la sensación de que estoy en contra de una medida que va en la dirección adecuada, es decir, la modernización de las empresas, la agilización de los trámites, la reducción de la burocracia… todo ello con el inexcusable fin de mejorar la productividad de nuestro maltratado país, he decidido dividir este interesante asunto en tres entradas: una de introducción (ésta), otra con los argumentos a favor y otra con las consideraciones negativas, no de la idea, que es perfecta, sino de la ejecución, la legislación y la dura realidad.
El problema, como tantas veces, es que una idea magnífica y esperada por “todos” se ha llevado a la práctica, esto es, se ha “reglamentado”, muy mal. Y los errores son de tal calibre que han malogrado el resultado final. De momento. Porque estoy convencido de que antes o después la “oficina sin papeles” triunfará, la firma electrónica se impondrá y la aceptarán incluso los jueces (que en estos temas avanzan, cuando lo hacen, tan desesperadamente lentos) y hablaremos de esta época de transición como algo pasajero.
Parte 2: Casos de éxito
Empecemos por el principio: escanear papeles más o menos formales, en este caso facturas recibidas, guardarlos de una forma segura y destruirlos a continuación es el sueño de todos los que nos dedicamos a la gestión documental. Y de muchos contables y administrativos que viven bajo un mar de papeles. Por no hablar de las empresas de un tamaño importante que necesitan, literalmente, almacenes para guardar estas montañas de papeles que, para más inri, tienen muy poco valor una vez “contabilizados” los datos.
Para conseguir este objetivo, el camino es bien conocido:
1.- Instalar un programa homologado por la agencia tributaria, y un escáner.
2.- Cada cierto tiempo, o día a día, se escanean las facturas en papel recibidas de los proveedores, se introducen sus datos “básicos” en el programa y se firman digitalmente (tanto la imagen obtenida como los datos). Ambos se almacenan en el sistema de gestión documental “incluido” en el programa homologado.
3.- Ya se pueden destruir las facturas en papel.
4.- En caso de inspección fiscal el funcionario podrá acceder a cualquier factura a través del sistema, a partir de cualquiera de sus datos significativos.
Hay varios puntos “oscuros” que trataré en la entrada siguiente, pero lo importante es que podemos mejorar la eficacia del sistema, es decir, reducir el tiempo empleado en el proceso, con una “técnica” bien conocida: un OCR (optical character recognition, o reconocimiento óptico de caracteres). El “cuello de botella”, el paso más lento del proceso, es la introducción de los datos de cada factura (una exigencia inexplicable, como luego comentaré). Por este motivo es clave para el éxito de la implantación que el sistema automatice lo más posible este paso, lo que se puede conseguir con un buen OCR, a ser posible, zonal. Veámoslo con más detalle, porque los detalles importan, sobre todo cuando vamos a repetir un proceso miles de veces.
Mientras que el escaneado de una factura es un proceso sencillo y rápido y la gestión de una base de datos de miles de documentos es un problema resuelto, la introducción “manual” del número de factura, fecha, proveedor… es un proceso lento y laborioso. Un OCR zonal permite definir áreas del documento en las que “esperamos” encontrar determinados datos de forma que el programa asignará los valores “leídos” a los campos predefinidos. El problema es que tenemos que definir una plantilla para cada proveedor, por lo que el sistema es más “rentable” cuanto mayor es el número de facturas de un mismo tipo (proveedor) que tenemos. Y, por supuesto, la calidad del OCR, el nivel de acierto al “reconocer” los números y letras, es clave para que los datos que se rellenan automáticamente sean correctos y eviten un tratamiento manual.
Otro posible paso “conflictivo” de cara a agilizar el proceso completo es la firma digital, lo que resuelven los mejores programas permitiendo el firmado “por lotes”, por lo que el tiempo asociado a este paso se reduce enormemente.
Así que el “caso de éxito” ideal es:
Una empresa con un número elevado de facturas, del menor número de proveedores posible, con un programa de digitalización que incluya un OCR zonal (o con una tecnología similar) con un grado de acierto muy elevado y automatice la firma digital por lotes.
Si su empresa (o Administración) encaja en este perfil, enhorabuena, es candidata a instalar uno de estos programas y ahorrar mucho tiempo, y espacio, en el archivado de sus facturas de proveedores. Y estos casos se dan y están funcionando hoy, lo que sin duda es una gran noticia.
Parte 3: ¿Realmente funciona?
Ahora vamos con las malas noticias: los sistemas de digitalización certificada no se están instalando al ritmo deseado (más bien al contrario). Y la culpa es el absurdo reglamento, una legislación que ha desarrollado tan mal la idea inicial, muy buena, que la ha arruinado. Como dirían los técnicos, no se recoge el “espíritu de la ley” que era (a mi modesto entender) facilitar la gestión de las facturas recibidas, agilizar su tratamiento, reducir las necesidades de archivo de papel y, en suma, mejorar la productividad de las empresas. Lo que han hecho, en la práctica, es poner tantas trabas al proceso de digitalización que más bien parecen que quieren frenarlo.
¿Queremos avanzar en la e-Administración? Parece que los legisladores no. Otra cosa es saber si lo hacen conscientemente, o son unos incompetentes inconscientes.
Hay algunos problemas que no podemos “achacar” a la norma, pero sí que hay un par de errores incomprensibles que deberían corregirse ya, si es que el Legislador quiere que avancemos, que a veces hay que preguntárselo.
El principal error, el gran error, es la injustificable exigencia de la introducción de los datos significativos de las facturas como parte del proceso. Los escáneres son capaces de digitalizar una factura en, literalmente, un segundo. Pero introducir los datos “alfanuméricos”: número de factura, fecha, proveedor… es un proceso manual muy lento, y muy propicio a cometer errores. Es un auténtico cuello de botella. Y la pregunta que todos nos hacemos es ¿por qué se exige esta información “estructurada”?
Parece que el legislador tiene una respuesta adecuada: “Es para poder localizar las facturas de una forma rápida en caso de inspección”. El día que tuvo esta ocurrencia, este hábil funcionario debió quedarse descansando. ¡Qué gran idea! Les pido a las empresas un pequeño esfuerzo adicional y conseguimos una base de datos documental perfectamente accesible. La cuadratura del círculo.
Pero porqué le pide a un “archivo documental” en formato electrónico más que a su equivalente en papel. Que yo sepa las carpetas donde se guardan las facturas en papel no tienen un sistema de búsqueda incorporado. Normalmente las empresas guardan las facturas en papel en orden cronológico, numeradas correlativamente. Y, cuando necesitan localizar una, acuden a su programa de contabilidad, que para eso está. ¿Quizás el legislador olvida que todas las empresas que se precien disponen de un programa de contabilidad, o ERP? , y seguro que las que quieren digitalizar las facturas están en este grupo.
¿Para qué meter los datos, de nuevo, en el software de digitalización? Meterlos en la contabilidad, vale. Los necesito para gestionar pagos, deudas, liquidar el IVA o el Impuesto de Sociedades. Para mil usos muy, muy importantes. ¡Pero meterlos de nuevo para localizar una factura en una hipotética inspección! Es una aberración. Es una duplicidad absurda. Es, además, innecesario, porque puedo localizar la factura, a partir de sus datos, en mi programa de contabilidad y, ya con el número y la fecha, buscarla en mi archivo digital, o en papel, fácilmente.
¿Por qué, en resumen, se le pide mucho más al archivo electrónico que al papel?
Es un error garrafal que alguien debería corregir. No digo que haya que suavizar las medidas de seguridad para facilitar la implantación de la administración electrónica, pero al menos no le pongamos trabas.
Hay, todavía, un par de errores o carencias más. ¿Sabías que la validez de estas facturas digitalizadas se reduce al ámbito fiscal? La factura electrónica no tiene validez para un juez, no es un documento válido en el caso de tener un problema judicial. Los jueces van muy por detrás de los inspectores de Hacienda (no olvidemos que en este país lo único que funciona bien es la recaudación, ya sea de impuestos, multas, seguridad social…).
Es decir, que las facturas en papel que destruiste hace 4 años las puedes echar de menos si tienes un problema con un proveedor. Si él lleva ante al juez una copia (falsa o no) en papel y tú un ordenador con la factura digitalizada, la prueba válida es la suya. Alguien debería coordinar estos dos Ministerios (ya sé que es pedir demasiado, pero al menos lo intento).
Y, por último, hay una carencia que es un clamor: ¿por qué se reduce el procedimiento a facturas? Hay que ampliarlo a contratos, certificados, informes… en definitiva, lo que queremos es destruir todo (o casi todo) el papel de las empresas, ¡no solo las facturas!
En resumen, vamos en la dirección correcta, pero lentamente. Y algunos se dedican a poner piedras en el camino.
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